O negócio

Como eu diminuí minhas horas semanais de 40 para menos de 8

Um CEO pode trabalhar 8 horas por semana? Sim, e aqui está como eu fiz isso ...

Você se senta em sua mesa pronta para destruir seu dia de trabalho. Você prepara um bule de café, abre seu calendário e mergulha em sua tarefa mais importante. E então acontece. O telefone toca, ou um colega de trabalho para para dizer "hey". Talvez o seu chefe passe por aqui para perguntar sobre os relatórios do TPS.

Qualquer que seja o tipo de interrupção que você enfrente, é irritante. E se você trabalha em um escritório, sabe exatamente do que estou falando. Se você está sentado atrás da mesa e “cronometrado”, todo mundo acha que está tudo bem em engajar você.

Infelizmente, esses compromissos aleatórios podem absolutamente matar sua produtividade. Não só eles podem te derrubar, mas eles podem consumir sua energia mental durante o dia. Embora eu não tenha percebido quanto tempo eu estava perdendo antes de ter filhos, percebo muito mais agora que tenho quatro. E sim, ser pai limitou severamente a minha capacidade de suportar conversa fiada e balbuciar sem sentido. Pais, você sabe do que estou falando.

Vinte minutos em um corredor falando sobre o jogo da noite passada. Um colega de trabalho lamentando sobre coisas no local de trabalho. Um almoço descontraído convidar que se transforma em um caso de duas horas contra a sua vontade. Este é o tipo de material que pode desperdiçar sua produtividade e reduzir seu potencial.

Depois de alguns anos de suportar esses momentos e oportunidades desperdiçados, fiquei convencido de que algo precisava mudar. Eu queria sair mais do escritório, mas realizar quase a mesma quantidade de trabalho. Mais importante, eu queria parar de perder tanto tempo quando poderia estar em casa com minha família ou curtindo a vida.

No começo, pensei que sair do escritório com mais frequência seria um feito impossível. Quero dizer, como poderia sair com mais frequência e ainda assim realizar o mesmo nível de trabalho?

Claro, eu era o CEO da minha própria empresa de gestão de patrimônio, mas isso não significa que eu pudesse ir e vir como quisesse. Se eu não estivesse no escritório, o que meus clientes pensariam? Minha equipe foi capaz de executar tudo na minha ausência? E se algo desse errado?

Demorei um pouco para perceber que estava consumido por crenças limitantes. Felizmente, alguns empresários incríveis e líderes de pensamento que me fizeram perceber o erro dos meus caminhos.

Primeiro, li o livro de Tim Ferris, The 4-Hour Workweek, e percebi o que era possível. Usando as estratégias em seu livro, eu poderia reduzir significativamente meu tempo no escritório, certo?

Em segundo lugar, juntei-me a um programa de coaching com o nome de Coach Estratégico. Durante este programa, eles me apresentaram o conceito de "criar espaço".

Um exercício que tivemos que fazer envolveu a contagem de quantos dias livres tivemos no último ano. Por quê? Porque eles disseram que precisávamos aprender a “criar espaço” em nossas vidas. E para criar esse espaço, tivemos que nos dar uma pausa e algum tempo de folga.

Com o tempo, o exercício mental de “criar espaço” permitiu-me descobrir o que era importante na minha vida e depois terceirizar o resto.

Terceiro, comecei a ouvir gênios de produtividade como Michael Hyatt. Empreendedores altamente produtivos não nascem assim, diz Hyatt. Eles aprendem a se tornar ultra-produtivos ao dominar seus ambientes.

De acordo com a Hyatt, constantes interrupções e distrações são o obstáculo que os empreendedores enfrentam ao marcarem suas listas de tarefas e trabalharem em direção aos seus objetivos.

E isso é uma pena, observa Hyatt. "Empreendedores e executivos como nós têm muito valor para contribuir com nossos negócios e com as pessoas que mais importam em nossas vidas para deixar as distrações nos arrastarem para baixo", diz ele em seu site.

Apenas ouvir especialistas como esses me ensinou a “criar espaço” e me afastar da minha situação até certo ponto. De lá, comecei um caminho para limitar as distrações e construir um dia de trabalho melhor.

Com o tempo, levei o tempo do meu escritório de 40 horas / semana para 8 horas e sem impacto na produtividade e ganhos ainda maiores ao longo do tempo.

Como eu fiz isso? Aqui estão os detalhes:

# 1: eu contratei estrategicamente.

Embora eu já tivesse um diretor de relações com clientes na equipe, adicionei também um consultor associado. O trabalho desse profissional era “ser eu” quando eu não estava lá - dando consultoria especializada aos nossos clientes e fornecendo o serviço que eles merecem.

É aí que sinto que muitos pequenos empresários falham. Com medo de ninguém nunca poderia ficar no lugar deles, eles se recusam a terceirizar seu trabalho mais importante. Mas se você quiser reduzir suas horas, este passo é crucial.

Demorou um pouco para configurar tudo. Durante um mês, tive que trabalhar 60 horas por semana para ensinar-lhe tudo o que ele precisava saber. Mas uma vez que o trabalho duro foi feito, eu tinha uma contraparte confiável e polida para me apoiar.

# 2: começamos a documentar nossos processos.

Por fim, aprendi que poderia facilitar minha vida simplificando processos que fiz repetidas vezes. Uma ferramenta que eu deparei, Sweet Process, ajuda você a criar processos para tudo em seu negócio.

Usando essa ferramenta, começamos a criar processos para tarefas de nível mais alto, como abrir novas contas. A partir daí, criamos processos para fazer depósitos bancários e processar contribuições de clientes. Uma vez que as tarefas de nível superior foram eliminadas, criamos sistemas para assumir as pequenas tarefas em nosso dia de trabalho.

A criação de todos os processos requer algum trabalho inicial, mas, depois que o processo é concluído e a pessoa é treinada, você nunca precisa fazer isso novamente. Melhor ainda, se você tiver que contratar alguém novo ou substituir essa pessoa, seus processos documentados podem servir como um manual de treinamento.

# 3: Eu “criei espaço” e planejei o tempo fora.

Depois que contratei mais pessoas e criei processos, precisei agendar um horário para ver se minha nova estratégia poderia funcionar.Então, foi exatamente o que eu fiz - apesar de ter que me forçar. No começo, eu passava o tempo num café ou trabalhava em casa. Dessa forma, eu poderia testar as habilidades do meu empregado sem me afastar completamente.

Uma vez que me senti mais confortável, comecei a tirar as terças-feiras. Então comecei a adicionar mais "dias de folga" ao meu calendário a cada semana. Eventualmente, eu tinha apenas 8 horas no escritório a cada semana, mas tudo ainda estava funcionando perfeitamente. E sim, me senti ótimo!

# 4: Melhoramos a comunicação.

Antes de reduzir minhas horas, as principais fontes de comunicação em nosso escritório eram email, texto e bate-papo do google. Isso funcionou bem por um tempo, mas eventualmente percebemos que estávamos perdendo conversas e detalhes dessa maneira.

Então nós tropeçamos em um programa chamado Slack. O Slack nos permitiu criar canais específicos para determinadas necessidades da nossa empresa de consultoria financeira e, em seguida, criar conversas contínuas pelas quais poderíamos pesquisar os detalhes do passado. Onde uma vez perdemos informações importantes e conversas o tempo todo, Slack manteve toda a nossa correspondência em um só lugar.

# 5: revisamos as ações e procuramos maneiras de melhorar.

Assim como nas forças armadas, criei um processo para revisões semanais no meu escritório. Nós não revisamos o trabalho um do outro em si, mas sim como a semana foi em geral. Como foi nossa comunicação? Tudo foi feito? Alguma coisa caiu nas fendas?

Ao destacar quaisquer lacunas em nossa comunicação e planejamento, poderíamos encontrar maneiras de melhorar. E foi exatamente isso que fizemos. Com o tempo, melhoramos tudo, desde nossa comunicação diária até os resultados para nossos clientes.

Onde uma vez eu senti que nunca poderia me afastar do escritório, agora trabalho apenas cerca de 8 horas por semana. E como o último prego no caixão e a prova de que tudo o que descrevi aqui funciona, melhoramos drasticamente nossa lucratividade também. Na verdade, a Alliance Wealth Management (minha empresa) está no ritmo de crescimento de receita em 31% este ano.

Com mais tempo em minhas mãos, agora sou capaz de ser um pai e um marido melhores. Além disso, criei espaço e tempo para fazer algo que sempre quis fazer - que é criar um curso voltado para consultores financeiros que querem se tornar uma força a ser reconhecida no espaço online.

E sabe o que mais? Meu curso, The Online Advisor Growth Formula, está a caminho de adicionar $ 100.000 em receita ao meu negócio este ano. Esse fato ressalta a ideia de que mais horas de trabalho nem sempre significam melhores resultados - e, às vezes, menos é mais.

Nada disso poderia ter acontecido se eu nunca tivesse me afastado - e se nunca tivesse escutado os experientes especialistas em produtividade que forjaram esse caminho para mim.

Se você está cansado de trabalhar mais para conseguir menos, certifique-se de ouvir os especialistas que estudam a produtividade como se fosse seu trabalho (porque é). Você pode se sentir "preso" trabalhando muitas horas agora, mas algumas pequenas mudanças podem fazer um mundo de diferença.

Assista o vídeo: 8 horas de trabalho

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